Wenn ich Sie frage, ob Sie und Ihre Mitarbeiter die gleiche Sprache sprechen, dann meine ich weder deutsch, noch englisch oder spanisch, erst recht nicht bayerisch oder platt. Auch auf die ganz spezifischen Begriffe aus jedem einzelnen Fachbereich möchte ich nicht anspielen. Diese beherrschen die meisten Mitarbeiter im Schlaf. Aber ich habe oft erlebt, dass eine ganz andere Art der Sprache in Unternehmen fehlt, was oft zu großen Missverständnissen in der Zusammenarbeit führt …
Das in der Kommunikation ein großer Optimierungsbedarf besteht, wird häufig dann deutlich, wenn etwas schiefgelaufen ist. Denn in anschließenden Diskussionen ist Folgendes ganz typisch: Viele Fragen werden aufgeworfen, ohne dass eine Lösung in Sicht ist. Wer trägt die Schuld? Wie konnte es so weit kommen? Wie gehen wir jetzt vor?
Fehlendes Verständnis
Hier fällt auf: Alle Beteiligten können sich austauschen – ein tiefes Verständnis, eine gemeinsame Verständigung, für die Situation fehlt aber. Sie reden schlicht und ergreifend aneinander vorbei. Was alle Organisationen brauchen, um effizient zu kommunizieren – ganz gleich ob Großkonzern oder Start-up – ist eine gemeinsame arbeitsspezifische Sprache, die auf gemeinsam vereinbarten und praktikablen Standards für die Arbeitsprozesse beruht.
Damit alle Beteiligten den Sinn der Worte der anderen verstehen – und so die dahinterstehenden Anliegen begreifen – brauchen Sie Arbeitsstandards als Bedeutungsträger der Kommunikation. Schließlich möchten Sie nicht, dass Ihr Unternehmen zum Turm von Babel mutiert. Schon bei scheinbar simplen Rollenbezeichnungen können Sie anknüpfen:
Eindeutige Rollenbezeichnungen
Der Vorgesetzter einer Gruppe von Mitarbeitern heißt Teamleiter. Ist doch logisch, oder? Ist dieser Begriff wirklich so eindeutig? Angenommen, Sie sind aktuell auf der Suche nach einer Person, die diese Position besetzten soll, was müssen Sie beachten? Wissen Sie und alle Beteiligten, welche Art von Teamleiter Sie einstellen möchten?
Brauchen Sie für diese Stelle eine dominante Führungskraft, die die Aufgaben delegiert oder einen Moderator, der sich „Kooperation“ ganz groß auf die Fahne schreibt? Oder eine Mischung aus beiden?
Machen Sie sich bewusst, was sich hinter dem Begriff „Teamleiter“ verbirgt. Das ist ein wichtiger Schritt, da sich daran unmittelbar das Verhalten der Mitarbeiter anknüpft. Können sie Ideen einbringen oder ist zurückhalten und ausführen gerne gesehen? Durch eine klar definierte Rollenbeschreibung stecken Sie auch den Handlungsspielraum Ihrer Mitarbeiter ab.
Nur wenn alle Beteiligten unter einer bestimmten Aufgabe das Gleiche verstehen, können sie dementsprechend handeln. Das gilt auch für manche Rituale im Unternehmen:
Auch in Ihrer Organisation stehen bestimmt hin und wieder Meetings an. Wissen Ihre Mitarbeiter, was sie von dem Meeting zu erwarten haben? Welche Funktion sie dort einnehmen? Bevor das Treffen startet, sollte der Modus allen Anwesenden bekannt sein. Das heißt: Dient das Meeting der Informationsgewinnung, dem Austausch oder der Entscheidungsfindung?
Fließende Zusammenarbeit
An diesem Beispiel zeigt sich erneut, wie das Verständnis eines Wortes das Verhalten beeinflussen kann. Denn je nach Art des Zusammenkommens agieren die Mitarbeiter unterschiedlich. Das führt dazu, dass Sie eigentlich nur Informationen weitergeben wollen, die Mitarbeiter aber ihre Ideen mitteilen möchten. Oder aber Sie wünschen sich neue Ansätze – und alle schweigen. Hier ist frühzeitige Kommunikation sinnvoll, in der deutlich wird, um was für ein Meeting es sich handelt. So kann sich jeder entsprechend vorbereiten.
Sie sehen: Es reicht in einem Unternehmen nicht aus, die gleiche Landessprache zu sprechen. Durch die Implementierung einer speziellen, einer arbeitsbezogenen Sprache, erreichen Sie, dass die Zusammenarbeit und Kommunikation gut funktioniert. Damit Ihnen das gelingt, ist nicht nur eine einheitliche Benennung der Vorgänge wichtig, sondern auch, dass alle Mitarbeiter unter diesem Namen das Gleiche verstehen und entsprechend agieren. Nur so kommt die Kommunikation und das Handeln in Ihrer Organisation in den Fluss.
Aus meiner Erfahrung als Unternehmensberater kann ich Ihnen nur nahe legen: Etablieren Sie die dafür notwendigen Strukturen für praktikable und vereinbarte Arbeitsstandards möglichst früh, dann bleibt Ihnen der langwierige und anstrengende Sprachkurs erspart.